外判資訊科技項目管理執行指引
1. 目的
本文件就外判資訊科技項目管理提供全面和統一的作業指引。
2. 適用範圍
本指引適用於外判資訊科技項目(尤其是系統推行)的管理工作。
3. 概覽
3.1 項目管理周期
項目管理周期包括開展、規劃、執行和結束四個階段。整個項目管理周期均會實施監控。
開展階段
項目得以開展，標誌着業務個案穩健良好。為解決問題、應付需要或取得效益而訂立有關項目後，便須為此制訂預算和作進一步的管理安排。因此，在項目開展初期，項目實施機構須委任計劃經理(下稱"內部計劃經理")。內部計劃經理一方面須為有關項目擬備或協助擬備撥款申請，另一方面須協助項目實施機構(或作為其代表的計劃督導委員會)確定所需的資源和小組成員，務求使項目取得成果。內部計劃經理須參與整個項目周期的工作，以確保項目能順利完成。
規劃階段
在撥款申請獲批後，內部計劃經理須制訂項目管理計劃，當中涵蓋項目各方面的管理，包括組織、範圍、推行時間、財務、採購、溝通、風險和問題、品質、物流，以及變更。根據撥款申請所制訂的項目管理計劃，須作進一步完善，以便獲取進入下一階段所需的資源。隨着項目的推展，有關方面須不斷就其後各階段的工作進行更周詳的規劃(例如系統測試和推行細節或須待較後的執行階段才制訂)。在規劃階段結束時，有關方面須根據規劃文件的內容覆檢業務個案，以決定是否進入下一階段。
執行階段
有關工作會按照在規劃階段制訂的項目管理計劃進行，以實現項目的目標。這個階段的工作會耗用大部分資源，而內部計劃經理的首要任務，是確保能取得所需資源，以便按項目時間表執行工作。對政府來說，這個階段大致可分為兩部分，其一是招標程序，其二是透過外判服務使項目取得所需的成果。內部計劃經理按照項目管理計劃所定的管理程序，管理項目和監察承辦商的工作。內部計劃經理亦協助項目實施機構／計劃督導委員會籌組項目組織來推行項目，以取得成果。在執行階段，為確保項目持續穩健可行，以及項目內容與業務目標一致，因此須在項目檢察點覆檢業務個案，這一點至為重要。當項目從招標程序過渡到下一部分，內部計劃經理須與承辦商合作，共同完善項目管理計劃。此舉一方面可確保承辦商了解項目的目標、時限、管理程序和計劃，另一方面又可確保項目管理計劃與承辦商的項目計劃相符。
結束階段
在結束階段，內部計劃經理須協助項目實施機構／計劃督導委員會評估項目成果，以確定項目的目標是否已實現，以及項目是否已取得預期的業務效益。有時候，即使已交付和驗收項目成果，但所帶來的業務效益仍需時實現。在這種情況下，項目會繼續推行，而項目實施機構、計劃督導委員會和內部計劃經理須繼續履行其職責，直至業務個案的評估完成為止。
上述各階段均須設有監控程序，以確保項目朝正確方向推展。有關程序包括變更管理、風險和問題管理、品質管理，以及成果驗收。
3.2 項目組織架構
項目組織是支持、管理和執行項目的架構。項目組織內的成員緊密合作，以實現項目的目標。就外判項目而言，項目組織由政府內部人員和外間承辦商人員共同組成。雖然交付項目成果的責任主要在於承辦商，但項目實施機構／計劃督導委員會和內部計劃經理在整個項目周期(由開展至結束)的參與是不可或缺的。項目實施機構／計劃督導委員會支持推行項目，確保項目的目標與各局／部門的整體業務策略相符，並負責就項目作最終決策。內部計劃經理則負責協助項目實施機構／計劃督導委員會管理項目和監察承辦商的日常工作。
