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外判資訊科技項目管理執行指引

1. 目的

本文件就外判資訊科技項目管理提供全面和統一的作業指引。

2. 適用範圍

本指引適用於外判資訊科技項目(尤其是系統推行)的管理工作。

3. 概覽

3.1 項目管理周期

項目管理周期包括開展、規劃、執行和結束四個階段。整個項目管理周期均會實施監控。

開展階段

項目得以開展,標誌着業務個案穩健良好。為解決問題、應付需要或取得效益而訂立有關項目後,便須為此制訂預算和作進一步的管理安排。因此,在項目開展初期,項目實施機構須委任計劃經理(下稱"內部計劃經理")。內部計劃經理一方面須為有關項目擬備或協助擬備撥款申請,另一方面須協助項目實施機構(或作為其代表的計劃督導委員會)確定所需的資源和小組成員,務求使項目取得成果。內部計劃經理須參與整個項目周期的工作,以確保項目能順利完成。

規劃階段

在撥款申請獲批後,內部計劃經理須制訂項目管理計劃,當中涵蓋項目各方面的管理,包括組織、範圍、推行時間、財務、採購、溝通、風險和問題、品質、物流,以及變更。根據撥款申請所制訂的項目管理計劃,須作進一步完善,以便獲取進入下一階段所需的資源。隨着項目的推展,有關方面須不斷就其後各階段的工作進行更周詳的規劃(例如系統測試和推行細節或須待較後的執行階段才制訂)。在規劃階段結束時,有關方面須根據規劃文件的內容覆檢業務個案,以決定是否進入下一階段。

執行階段

有關工作會按照在規劃階段制訂的項目管理計劃進行,以實現項目的目標。這個階段的工作會耗用大部分資源,而內部計劃經理的首要任務,是確保能取得所需資源,以便按項目時間表執行工作。對政府來說,這個階段大致可分為兩部分,其一是招標程序,其二是透過外判服務使項目取得所需的成果。內部計劃經理按照項目管理計劃所定的管理程序,管理項目和監察承辦商的工作。內部計劃經理亦協助項目實施機構/計劃督導委員會籌組項目組織來推行項目,以取得成果。在執行階段,為確保項目持續穩健可行,以及項目內容與業務目標一致,因此須在項目檢察點覆檢業務個案,這一點至為重要。當項目從招標程序過渡到下一部分,內部計劃經理須與承辦商合作,共同完善項目管理計劃。此舉一方面可確保承辦商了解項目的目標、時限、管理程序和計劃,另一方面又可確保項目管理計劃與承辦商的項目計劃相符。

結束階段

在結束階段,內部計劃經理須協助項目實施機構/計劃督導委員會評估項目成果,以確定項目的目標是否已實現,以及項目是否已取得預期的業務效益。有時候,即使已交付和驗收項目成果,但所帶來的業務效益仍需時實現。在這種情況下,項目會繼續推行,而項目實施機構、計劃督導委員會和內部計劃經理須繼續履行其職責,直至業務個案的評估完成為止。

上述各階段均須設有監控程序,以確保項目朝正確方向推展。有關程序包括變更管理、風險和問題管理、品質管理,以及成果驗收。

3.2 項目組織架構

項目組織是支持、管理和執行項目的架構。項目組織內的成員緊密合作,以實現項目的目標。就外判項目而言,項目組織由政府內部人員和外間承辦商人員共同組成。雖然交付項目成果的責任主要在於承辦商,但項目實施機構/計劃督導委員會和內部計劃經理在整個項目周期(由開展至結束)的參與是不可或缺的。項目實施機構/計劃督導委員會支持推行項目,確保項目的目標與各局/部門的整體業務策略相符,並負責就項目作最終決策。內部計劃經理則負責協助項目實施機構/計劃督導委員會管理項目和監察承辦商的日常工作。

項目組織架構圖

請按此處下載PDF格式的《外判資訊科技項目管理執行指引》(英文版)

請按此處下載PDF格式的《外判資訊科技項目管理執行指引附錄》(英文版)