電子資料管理

概覽

電子資料管理涵蓋三個範疇，即內容管理、檔案管理及知識管理。電子資料管理旨在透過更廣泛應用資訊科技和相關改革措施，以策略方式有效管理資料，確保資料得以妥善創造、儲存、使用、發放、提取及保存，並確保資料可供隨時使用，以便執行日常工作、妥善保存記錄、分享知識及協助決策。

香港特別行政區政府在二零一零年十月完成首階段電子資料管理策略研究。報告指出政府電子資料管理策略須具備下列元素：

1. 電子資料管理的目標是提高政府的整體運作效率；
2. 各政策局／部門(下稱“局／部門”)在籌劃及推行電子資料管理時，應以策略方式研究技術、程序、人員及管治等不同的能力範疇；
3. 各局／部門應實施電子檔案管理，使之成為電子資料管理不可或缺的一環，並採用符合政府檔案處所訂功能要求的電子檔案保管系統，以推動政府採用電子檔案管理；
4. 各局／部門應跟從政府電子資料管理標準及指引，以發揮協同效應；以及
5. 電子資料管理的組成部分，例如協作工作平台及電子檔案保管系統服務，應以共用服務方式提供，讓各局／部門在推行電子資料管理時選用，以減省推行成本及時間和降低風險。

為方便各局／部門以策略方式管理資料，該研究建議各局／部門一致採用電子資料管理架構來制訂本身的電子資料管理策略，從而令內容、檔案及知識管理更臻完善。此外，該架構讓政府更能確保各局／部門遵行電子資料管理的規定，並制訂機制供政府內部建立及共用電子資料管理知識。

電子資料管理架構

電子資料管理並非單靠採用適合的電子方案便能成功推行。各局／部門應以策略方式研究“策略”、“人員”、“程序”、“技術”及“管治”等不同的能力範疇，以制訂本身的電子資料管理策略。

策略 – 什麼是應做和不應做的事。這有助個別局／部門定出部門層面的電子資料管理策略。

程序 – 如何編訂程序，以最具成本效益的方式支援落實“策略”，以及如何與“技術”及“人員”兩個能力範疇作出配合。

技術 – 如何開發技術，以最具成本效益的方式支援落實“策略”，以及如何與“程序”及“人員”兩個能力範疇作出配合。

人員 – 如何確保人員準備就緒，隨時應付“程序”及“技術”的轉變，以支援落實“策略”。這有助個別局／部門定出部門層面的改革管理計劃。

管治 – 如何確保“策略”得以持續推行和不斷作出改善。這有助個別局／部門定出所須執行的管理工作。

在政府全面推行電子檔案保管系統

電子檔案管理是電子資料管理措施的重要一環，為協助各局和部門推行電子檔案管理和採用電子檔案保管系統，數字政策辦公室聯同政府檔案處，正在設置中央電子檔案保管系統，支援政府全面推行電子檔案保管系統，以提升保存和管理政府檔案的效率。政府的目標是在2025年年底前，在政府所有政策局和部門全面推出電子檔案保管系統。