电子资料管理

概览

电子资料管理涵盖三个范畴，即内容管理、档案管理及知识管理。电子资料管理旨在透过更广泛应用资讯科技和相关改革措施，以策略方式有效管理资料，确保资料得以妥善创造、储存、使用、发放、提取及保存，并确保资料可供随时使用，以便执行日常工作、妥善保存记录、分享知识及协助决策。

香港特别行政区政府在二零一零年十月完成首阶段电子资料管理策略研究。报告指出政府电子资料管理策略须具备下列元素：

1. 电子资料管理的目标是提高政府的整体运作效率；
2. 各政策局／部门(下称“局／部门”)在筹划及推行电子资料管理时，应以策略方式研究技术、程序、人员及管治等不同的能力范畴；
3. 各局／部门应实施电子档案管理，使之成为电子资料管理不可或缺的一环，并采用符合政府档案处所订功能要求的电子档案保管系统，以推动政府采用电子档案管理；
4. 各局／部门应跟从政府电子资料管理标准及指引，以发挥协同效应；以及
5. 电子资料管理的组成部分，例如协作工作平台及电子档案保管系统服务，应以共用服务方式提供，让各局／部门在推行电子资料管理时选用，以减省推行成本及时间和降低风险。

为方便各局／部门以策略方式管理资料，该研究建议各局／部门一致采用电子资料管理架构来制订本身的电子资料管理策略，从而令内容、档案及知识管理更臻完善。此外，该架构让政府更能确保各局／部门遵行电子资料管理的规定，并制订机制供政府内部建立及共用电子资料管理知识。

电子资料管理架构

电子资料管理并非单靠采用适合的电子方案便能成功推行。各局／部门应以策略方式研究“策略”、“人员”、“程序”、“技术”及“管治”等不同的能力范畴，以制订本身的电子资料管理策略。

策略 – 什么是应做和不应做的事。这有助个别局／部门定出部门层面的电子资料管理策略。

程序 – 如何编订程序，以最具成本效益的方式支援落实“策略”，以及如何与“技术”及“人员”两个能力范畴作出配合。

技术 – 如何开发技术，以最具成本效益的方式支援落实“策略”，以及如何与“程序”及“人员”两个能力范畴作出配合。

人员 – 如何确保人员准备就绪，随时应付“程序”及“技术”的转变，以支援落实“策略”。这有助个别局／部门定出部门层面的改革管理计划。

管治 – 如何确保“策略”得以持续推行和不断作出改善。这有助个别局／部门定出所须执行的管理工作。

在政府全面推行电子档案保管系统

电子档案管理是电子资料管理措施的重要一环，为协助各局和部门推行电子档案管理和采用电子档案保管系统，数字政策办公室联同政府档案处，正在设置中央电子档案保管系统，支援政府全面推行电子档案保管系统，以提升保存和管理政府档案的效率。政府的目标是在2025年年底前，在政府所有政策局和部门全面推出电子档案保管系统。